合规性缺陷会让优秀的投标书还没被评分就出局
不少本来颇具竞争力的投标书,仅仅因为文件格式错误、页数超限,或者报价格式不符合模板这类纯粹的格式与提交问题就被取消资格。在截止日期前专门留出时间做一次合规检查,是投标团队能做的性价比最高的事情之一。
对照表能保护你不被自己投标书的结构坑到
即便是一份写得很好的投标书,也可能把针对某项具体需求的答案埋在某个段落深处,让按清单逐项核对的评审找不到。对照表的作用,正是确保你实际写下的答案,不会因为不好找而被判定为未作答。
评审通常是怎么读标书的
在许多采购中,多名评审先依据公布的标准各自独立打分,再开会协调。每人要看很多份标书,每份时间有限,所以会先扫视标题、表格和摘要。决定得分的是文件里写明的评审因素,而不是你的偏好。无论在哪个国家,实用的原则都一样:照着招标文件的结构和用语来写,把证据放在得分点所在的位置。
综合评分不等于最低价
有的采购在技术合格的报价中选最低价,有的则把技术与价格综合权衡,选出性价比最高的。先弄清适用哪种。前一种,超额交付很难额外加分,清楚地证明满足最低要求最重要;后一种,质量的可靠证据和较低的风险可以支撑更高的价格。文件给出权重的,看看业绩或技术方案的占比,再决定把笔墨花在哪。
常见问题
一份篇幅不长的RFP,真的有必要做正式的需求对照表吗?
即便是篇幅不长的RFP,做一张把每条需求和对应作答位置一一对应的简单表格,花费的时间也很有限,却能显著降低评审漏看你实际已覆盖内容的风险。
优秀投标书失分最常见的原因是什么?
页数限制、文件格式,或者报价明细不符合规定模板这类格式与提交合规问题,导致原本有竞争力的投标书被淘汰的频率,往往比内容本身薄弱更高。
标书应该写多长?
在招标文件允许的范围内,够证据说明即可,不必更长。页数限制必须严格遵守,篇幅应优先用于回答评审标准,而不是介绍公司历史。
可以沿用以前标书的内容吗?
公司简介、标准方法等相对稳定的内容可以沿用,但每个回答都要贴合本次客户的措辞和需求。提交前搜索一遍,确认没有残留旧客户的名称和过时数据。
对某项要求有异议怎么办?
在澄清期内提出。若仍保持原样,要么满足,要么在文件允许时明确标注例外。悄悄偏离可能被判为不合规。
落标后值得申请反馈吗?
程序允许的话值得。关于得分和弱点的反馈是成本最低的市场调研,有助于改进下一份标书。