様式不備は内容が評価される前に提案書を脱落させる
本来なら十分に競争力のある提案書が、ファイル形式の間違い、ページ数超過、指定様式に合わない見積り形式といった純粋な様式・提出上の問題だけで失格になる例は意外に多くあります。締切前に様式チェックだけに充てる時間を確保しておくことは、提案書作成チームができる最も費用対効果の高い対策の一つです。
対照表は自分の提案書の構成による見落としから身を守る
どれほどよく書かれた提案書でも、特定の要求事項への答えが段落の中に埋もれてしまい、チェックリストで確認していく評価者が見つけられないことがあります。対照表は、実際に書いた回答が見つけにくさだけで「未回答」と評価されるのを防ぐためのものです。
評価者はどう読むか
調達では、複数の評価者がそれぞれ公表された基準に沿って個別に採点し、その後に調整することが多くあります。一人が多数の提案を限られた時間で読むため、まず見出し、表、要旨に目を通します。基準で重視されると書かれている点が採点を左右するもので、提案者の希望ではありません。RFPの構成と用語に合わせ、得点がつく場所に根拠を置くという原則は、国が違っても共通です。
総合評価と最低価格の違い
技術的に合格した提案の中で最も安いものを選ぶ方式もあれば、技術と価格を総合して評価する方式もあります。どちらの方式かを必ず確認しましょう。前者では過剰な品質は加点になりにくく、要件を確実に満たす明快さが重要です。後者では、品質の確かな根拠と低いリスクが、高めの価格を正当化することがあります。配点が示されている場合は、実績や技術提案に大きな比重があるかを見て、文章に力を入れる場所を決めてください。
よくある質問
短いRFPでも正式な要求事項対照表は本当に必要ですか?
短いRFPであっても、各要求事項とその回答箇所を対応させる簡単な表を作るのにかかる時間はわずかで、評価者が実際に対応した内容を見落とすリスクを大きく減らせます。
優れた提案書が減点される最も多い原因は何ですか?
ページ数制限、ファイル形式、指定様式に合わない見積り形式といった様式・提出上の不備は、内容の弱さよりも頻繁に、本来競争力のある提案書を失格に追い込みます。
提案書は何ページが適切ですか?
RFPが許す範囲で、必要な根拠が収まる長さにします。ページ制限は厳守し、会社紹介より評価基準への回答に紙面を使ってください。
過去の提案書の内容を再利用してもよいですか?
会社概要や標準的な手法のような変わりにくい部分は再利用できますが、各回答は今回の発注者の用語と要望に合わせて調整が必要です。提出前に、過去の発注者名や古い数字が残っていないか検索で確認しましょう。
要求事項に同意できない場合はどうしますか?
質問期間中に確認します。それでも変わらないときは、従うか、RFPが認める範囲で例外を明記します。黙って逸脱すると、不適合と採点される恐れがあります。
落選後に講評を求める価値はありますか?
手続上可能なら価値があります。採点や弱点のフィードバックは低コストな市場調査で、次の提案の質が上がります。