一般的な情報です。証憑のルールは国によって異なります
ここで紹介した適格な証憑の種類、金額基準、加算税の計算方法は国によって異なり、随時変更されます。これはあくまで概念の一般的な説明であり、実際の申告にあたっては現地の会計士や税務当局に最新のルールを確認してください。
最も時間を節約できる習慣は、支出の瞬間に証憑を残すこと
申告のタイミングになって数週間前の支出にどの証憑が必要だったかを思い出そうとするより、支払った瞬間に領収書を撮影・保存しておく方が、後になって慌てたり加算税を課されたりするリスクをはるかに減らせます。
精算をスムーズにする実務のコツ
精算の差し戻しを減らす近道は、支払った直後に写真を撮り、日付、金額、取引先、目的をメモして保存しておくことです。スマートフォンのアプリや共有フォルダを使うと、月末にまとめて探す手間がなくなります。取引先名が不明な領収書は、宛名が「上様」になっていないか、但し書きに具体的な品名が書かれているかを、その場で確認しましょう。接待費や会議費では、参加者の人数や名前、目的も記録しておくのが一般的です。会社ごとに内規が異なるため、金額の上限や申請期限も事前に確認してください。
よくある質問
手書きの簡易な領収書は事業経費として認められることがありますか?
自国の証憑基準額を下回る少額であれば、控除の根拠として認められることが多いですが、基準額を超えると通常それだけでは不十分となり、支出自体が正当なものであっても別途、証憑不備に対する加算税が課される可能性があります。
取引先が正式な請求書を発行してくれない場合はどうすればよいですか?
カードで支払うか、事業目的で発行された公式な現金領収書を依頼するのが最も確実な代替手段です。どちらも正式な請求書が発行されない場合でも、一般的に適格な証憑として認められます。
レシートだけでも経費精算はできますか?
多くの会社ではレシートで精算できますが、会社の規程によっては領収書を求められることもあります。品名が分かるレシートであれば、取引の証拠として十分な場合がほとんどです。ただし宛名が必要な支出や高額な支出では、領収書の提出を求められることがあるため、社内ルールを確認してください。
免税事業者から受け取った領収書は経費にできませんか?
経費にはできます。インボイスの登録がない事業者との取引でも、事業に関係する支出であれば所得の計算上は経費として扱えます。変わるのは消費税の仕入税額控除の扱いだけで、控除額が減る場合があるという点を理解しておくことが大切です。取引先に登録の有無を事前に尋ねておくと、支払いの前に条件を整理できます。扱いは事業者の区分によって異なるため、不明な場合は税理士や税務署に確認してください。
キャッシュレス決済の明細だけで精算できますか?
利用明細は支払いの事実を示す資料にはなりますが、何を買ったのかが分からないことが多く、単独では不十分とされる場合があります。店舗のレシートや領収書、またはアプリ内で取得できる購入履歴を併せて保存しておくと、精算も税務上の確認も通りやすくなります。