英語の電話がとりわけ難しく感じる理由
電話は表情や身振りといった視覚情報なしに、声だけでやり取りしなければならないため、対面やビデオ通話よりも緊張しやすいものです。しかし電話対応は定型的な表現パターンが繰り返し使われることが多いため、よく使う表現をあらかじめ身につけておけば、実際の場面でもずっと自然に対応できるようになります。
英語の電話、こう準備してみましょう
大事な電話の前には、伝えたい内容を短い文でメモしておき、相手の言葉が聞き取れなかった時に使える"Could you repeat that?"のような聞き返し表現もあわせて準備しておくと安心です。通話中にうまく聞き取れない、理解できない時は、正直にもう一度言ってもらうよう頼むのが、誤解を減らす一番の方法です。
電話の基本的な流れを頭に入れる
英語の電話は、おおむね「挨拶と名乗り→用件の切り出し→内容の確認→締めの挨拶」という順序で進みます。かける側は"Hello, this is ~ from ~. I'm calling about ~."と最初に名乗って用件を伝え、受ける側は内容を復唱して確認し、最後に"Thank you for calling."で締めるのが典型的です。この流れを先に頭に入れておくと、突然聞き慣れない言葉が出てきても、今どの段階なのかが推測でき、落ち着いて対応できます。
聞き取れなかった時に使える3つの戦略
第1に、正直にもう一度言ってもらうよう頼むことです("Sorry, could you repeat that?")。第2に、聞き取れた部分を繰り返して確認することです("So the meeting is on Thursday, is that right?")。第3に、重要な情報はメールでも送ってもらうよう頼むことです("Could you send me an email to confirm?")。日付・金額・電話番号・綴りのような間違いが許されない情報は、電話だけで済ませず、文字で確認する習慣をつけると安全です。
よくある質問
電話で名前がうまく聞き取れない時はどうすればよいですか?
"Could you spell that for me, please?"と頼めば、相手が名前を一文字ずつ伝えてくれます。発音が紛らわしい名前の時に特に便利な表現です。
他のビジネス英語表現も見られますか?
はい、ビジネス英語メールの必須表現のガイドでも、状況別のさまざまな表現を確認できます。
電話で名乗る時、"I am"と"This is"のどちらを使えばよいですか?
電話では"This is Aki Tanaka."のように"This is"を使うのが一般的です。"I am"でも意味は通じますが、電話の自己紹介としては"This is"のほうが自然に聞こえます。誰かを呼び出す場合は"Could I speak to Mr. Smith, please?"のように言います。
英語の電話でよく使う、丁寧で便利な一言はありますか?
"Could you..."と"Would you mind..."は、依頼のほぼすべてに使える万能の型です。さらに"I'm afraid..."を頭につけると、断りや悪い知らせをやわらかく伝えられます。これらを組み合わせるだけで、電話対応の丁寧さが大きく変わります。